Kaufst du als Gewerbetreibender von einer Privatperson, bekommst du keine Rechnung. Dann erstellst du selbst einen Eigenbeleg mit Datum, Name und Anschrift des Verkäufers, Artikel, Menge und Preis. Er belegt deine Ausgabe und ist die Grundlage für die Differenzbesteuerung nach §25a. Sichere zusätzlich Anzeige, Chat und Zahlungsnachweis.
Warum der Eigenbeleg so wichtig ist
Ohne Beleg kannst du den Einkaufspreis nicht nachweisen. Bei der Differenzbesteuerung zahlst du Umsatzsteuer nur auf die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis. Fehlt der Nachweis für den Einkauf, fehlt diese Differenz.
- Verkaufspreis
- 520,00 €
- Einkaufspreis
- − 400,00 €
- Steuer berechnet auf
- 120,00 €
- Verkaufspreis
- 520,00 €
- Einkaufspreis
- nicht belegt
- Steuer berechnet auf
- 520,00 €
Ohne Eigenbeleg zahlst du bei diesem einen Verkauf 63,87 € mehr Steuer.
Die Begriffe kurz erklärt
- Eigenbeleg
- Ein Beleg, den du selbst ausstellst, wenn du keine Rechnung bekommst. Er ersetzt die Rechnung als Nachweis deiner Ausgabe.
- Zahlungsnachweis
- Kontoauszug, PayPal-Beleg oder bei Barzahlung die Bestätigung im Eigenbeleg. Er zeigt, dass du den Betrag wirklich bezahlt hast.
- Aufbewahrungsfrist
- Belege zu Einkäufen und Verkäufen musst du acht Jahre aufbewahren. Digital ist erlaubt, solange sie lesbar bleiben.
- Differenzbesteuerung
- Die Umsatzsteuer fällt nur auf die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis. Ohne belegten Einkaufspreis gibt es keine belegte Differenz.
Das gehört in jeden Eigenbeleg
- Datum
- Tag des Kaufs. Er gilt auch als Zahlungsdatum.
- Verkäufer
- Vor- und Nachname sowie vollständige Anschrift.
- Artikel
- Genaue Bezeichnung mit Marke und Modell.
- Menge
- Bei mehreren Artikeln jede Position einzeln.
- Kaufpreis
- Gesamtbetrag, bei Bündeln die Aufteilung je Artikel.
- Grund
- Kauf von privat, daher keine Rechnung und keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
- Unterschrift
- Deine Unterschrift, bei Übergabe vor Ort gern auch die des Verkäufers.
Schritt für Schritt aus der Praxis
Anzeige zeitnah sichern
Mach zeitnah einen Screenshot der Anzeige mit Preis, Beschreibung und Verkäuferprofil. Nach dem Verkauf wird die Anzeige meist schnell gelöscht.
Praxis-Tipp: Speichere auch die Anzeigen-ID oder den Link. So findest du den Kauf später wieder.
Absprachen im Chat festhalten
Preis, Zustand, Zubehör und Übergabe schriftlich klären. Der Chat ist dein Nachweis, falls später etwas nicht stimmt.
Verkäuferdaten vom Versandetikett übernehmen
Name und vollständige Anschrift gehören in den Eigenbeleg. Bei Versand stehen sie auf dem Versandetikett, sobald das Paket bei dir ankommt. Bei persönlicher Übergabe notierst du sie direkt vor Ort.
Praxis-Tipp: Fotografiere das Etikett und leg das Foto am Artikel ab. Dann hast du die Daten sicher, auch wenn der Karton weg ist.
Nachvollziehbar bezahlen
Überweisung oder PayPal hinterlassen einen Zahlungsnachweis. Bei Barzahlung lässt du dir den Erhalt im Eigenbeleg bestätigen.
Alle Daten speichern, dann den Eigenbeleg erstellen
Speichere Screenshot der Anzeige, Chat, Foto vom Versandetikett und Zahlungsnachweis an einem Ort. Mit diesen Angaben erstellst du anschließend den Eigenbeleg.
Praxis-Tipp: In WarenFlow liegt alles direkt am Artikel. Den Eigenbeleg erstellst du mit einem Klick, die Daten sind schon eingetragen.
Bündel richtig aufteilen
Kaufst du mehrere Artikel auf einmal, ist das ein Einkauf mit einem Eigenbeleg. Den Preis verteilst du nach Wert, nicht einfach gleichmäßig.
Praxis-Tipp: Die Aufteilung bestimmt später den Gewinn und die Steuer je Artikel.
So machst du es in WarenFlow
Leg den Einkauf mit Name, Einkaufspreis und Quelle an. Bei mehreren Artikeln teilst du den Preis direkt beim Anlegen auf, jeder Artikel bekommt seine eigene ID.
Häufige Fragen
Ja. Ohne Rechnung ist der Eigenbeleg dein Nachweis für die Ausgabe und die Grundlage für die Differenzbesteuerung.
Ja. Vor- und Nachname sowie die vollständige Anschrift gehören in jeden Eigenbeleg.
Ein Einkauf, ein Eigenbeleg. Jeder Artikel steht als eigene Position mit seinem Anteil am Kaufpreis.
Dieser Guide dient als Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Kläre deine Pflichten im Einzelfall mit einem Steuerberater.