Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

§ 1Gegenstand und Dauer

1.1 WarenFlow verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden, um die Software WarenFlow bereitzustellen: Speicherung und Verarbeitung von Artikel-, Einkaufs-, Verkaufs-, Retouren-, Beleg- und Exportdaten, Erstellung von PDF-Dokumenten (z. B. Eigenbelege), Abruf von Angeboten, Bestellungen, Gebühren, Erstattungen und Rücksendungen aus einem vom Kunden verbundenen eBay-Konto (bei eingeschalteter Funktion „eBay-Angebote automatisch aktualisieren“ auch der privaten Notizen an Bestellungen, nur zum Abgleich, ohne Speicherung), auf Weisung des Kunden (eingeschaltete Funktion „eBay-Angebote automatisch aktualisieren“) Anpassung der verfügbaren Menge verknüpfter eBay-Angebote, Eintragen der Artikel-ID bzw. Mehrfach-ID ins Feld „Bestandseinheit (SKU)“, Beenden eines Festpreis-Angebots, wenn kein verknüpfter Artikel mehr verfügbar ist, und Hinterlegen der Artikel-ID (und des Lagerorts) als private Notiz an Bestellungen aus Mehrfach-Angeboten, Datensicherung und Support.

1.2 Der Vertrag gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags einschließlich eines Übergangs- und Abrufzeitraums nach dessen Ende (§ 8).

§ 2Art der Daten und betroffene Personen

2.1 Datenarten: Namen, Anschriften und Kontaktdaten; Angaben zu Ankäufen und Verkäufen (Datum, Preis, Plattform, Rechnungs- und Bestellnummern); Belege und Fotos; Angaben in Eigenbelegen; Daten von Mitgliedern des Kontos; aus einem verbundenen eBay-Konto abgerufene Angebote, Bestellpositionen (ohne Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Benutzername der Käufer) sowie Gebühren- und Erstattungsbuchungen und Rücksendungen (ohne Kommentare der Käufer).

2.2 Betroffene: Privatverkäufer und sonstige Lieferanten des Kunden, Käufer, Beschäftigte und Geschäftspartner des Kunden sowie Mitglieder seines Kontos.

2.3 Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht Gegenstand der Verarbeitung; der Kunde erfasst solche Daten nicht.

§ 3Weisungen

3.1 WarenFlow verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Weisungen sind dieser Vertrag, die Funktionen der App, mit denen der Kunde Daten erfasst, ändert, exportiert oder löscht, sowie Weisungen in Textform. Dies gilt auch für Übermittlungen in Drittländer.

3.2 Hält WarenFlow eine Weisung für rechtswidrig, weist WarenFlow den Kunden unverzüglich darauf hin.

§ 4Vertraulichkeit und Sicherheit

4.1 WarenFlow setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

4.2 WarenFlow trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Anlage 1 (Art. 32 DSGVO). WarenFlow darf sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

§ 5Unterauftragsverarbeiter

5.1 Der Kunde genehmigt allgemein den Einsatz der in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter.

5.2 WarenFlow teilt beabsichtigte Änderungen mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an die Admins des Kontos mit. Der Kunde kann binnen 14 Tagen aus datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Einigen sich die Parteien nicht, können beide den Nutzungsvertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

5.3 WarenFlow verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf die Pflichten dieses Vertrags.

§ 6Unterstützung des Kunden

6.1 WarenFlow unterstützt den Kunden mit geeigneten Maßnahmen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Art. 12–22 DSGVO) sowie bei den Pflichten nach Art. 32–36 DSGVO. Die App bietet dafür Export-, Änderungs- und Löschfunktionen.

6.2 WarenFlow meldet dem Kunden Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, möglichst binnen 48 Stunden nach Kenntnis, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit verfügbar.

§ 7Nachweise und Kontrollen

WarenFlow stellt dem Kunden die zum Nachweis der Pflichten erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen, auch Inspektionen, durch den Kunden oder einen von ihm beauftragten Prüfer nach angemessener Ankündigung.

§ 8Rückgabe und Löschung

8.1 Der Kunde kann seine Daten jederzeit exportieren (Einstellungen › Daten & Export).

8.2 Nach Ende des Nutzungsvertrags löscht WarenFlow die Daten nach Ablauf des Abrufzeitraums nach den AGB (Datenexport und Anbieterwechsel; bei inaktiven kostenlosen Konten nach § 13 AGB). Sicherungskopien werden innerhalb von 30 Tagen überschrieben.

8.3 WarenFlow archiviert die Daten nicht für Aufbewahrungspflichten des Kunden; diese erfüllt der Kunde selbst.

§ 9Änderungen

Änderungen dieses Vertrags teilt WarenFlow dem Kunden direkt mit; sie gelten nach Zustimmung des Kunden in der App oder in Textform.

10Anlage 1 – Technische und organisatorische Maßnahmen

• Zutritt/Zugang: Server in einem Rechenzentrum der netcup GmbH (Nürnberg, Deutschland); Administration nur per SSH mit Schlüssel; Firewall mit Freigabe nur der nötigen Ports; Schutz vor Anmeldeangriffen (Fail2Ban, Begrenzung von Anmeldeversuchen).
• Zugriff: Rollen „Admin“ und „Mitglied“ je Konto. Trennung der Daten je Konto in der Anwendung: Jede Abfrage der App auf Daten eines Kontos ist auf dieses Konto beschränkt (Kontokennung in der Abfrage bzw. über einen bereits auf das Konto beschränkten Datensatz); Zugriffe auf Daten eines anderen Kontos erhalten dieselbe Antwort wie für nicht vorhandene Daten („nicht gefunden“); durch Tests mit Zugriffsversuchen auf fremde Konten geprüft. Passwörter nur als bcrypt-Hash. Anmelde-Sitzungen auf dem Server mit Ablaufzeit (höchstens 30 Tage, 7 Tage ohne Nutzung); ein Passwortwechsel beendet alle Sitzungen dieses Nutzers. Administrator-Zugang des Betreibers getrennt davon, Anmeldung höchstens 12 Stunden gültig.
• Weitergabe: Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS 1.2/1.3); Exporte nur für angemeldete Mitglieder des Kontos.
• Verbundene Marktplatz-Konten (eBay): Zugänge nur verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM, Schlüssel getrennt von der Datenbank); Anfragen nur an feste Adressen von eBay; schreibender Zugriff technisch auf vier Aufrufe in fester Form begrenzt (verfügbare Menge eines Angebots; Feld „Bestandseinheit (SKU)“ eines Angebots; Beenden eines Angebots mit dem Grund „nicht mehr verfügbar“; private Notiz an einer Bestellposition, nur Text aus Buchstaben, Ziffern und einfachen Satzzeichen) und nur bei eingeschalteter Funktion; vor jeder Änderung Abgleich mit dem aktuellen Stand bei eBay (bei Notizen: eine nicht von WarenFlow stammende Notiz wird nie geändert); jede Änderung protokolliert; keine Käuferdaten; Zugänge beim Trennen sofort gelöscht.
• Eingabekontrolle: Verlauf je Artikel (wer hat was wann geändert); Protokollierung administrativer Zugriffe.
• Verfügbarkeit: tägliche, verschlüsselt übertragene Sicherungen; Überwachung; regelmäßige Sicherheitsupdates.
• Wiederherstellbarkeit: regelmäßige Wiederherstellungstests.
• Überprüfung: jährliche Überprüfung der Maßnahmen; Prozess für Sicherheitsvorfälle.

11Anlage 2 – Unterauftragsverarbeiter

• netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, Deutschland – Server, Datenbank, Dateien, Sicherungen – Standort Deutschland
• Sendinblue GmbH (Brevo), Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland – Versand von E-Mails zum Konto (z. B. Einladungen an Mitglieder) – Verarbeitung in der EU
• Functional Software, Inc. (Sentry), 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA – Fehleranalyse (technische Fehlerdaten, keine Inhalte) – EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln

Stripe, Google und Usercentrics erhalten keine Inhalte aus WarenFlow und sind daher keine Unterauftragsverarbeiter dieses Vertrags. eBay ist ebenfalls kein Unterauftragsverarbeiter: WarenFlow ruft auf Weisung des Kunden Daten aus dessen eBay-Konto ab; eBay verarbeitet Daten in eigener Verantwortung.